Systembibliothek

Der Werkzeugraum

Acht Systeme, die Schweizer Betriebe wirklich weiterbringen – jedes mit Ablauf, Nutzen, nötigen Daten, menschlichen Entscheidungen und ehrlichen Grenzen. Filtern Sie nach Branche und Kategorie, klappen Sie auf, probieren Sie den Mini-Durchlauf.

DEMOAlle Durchläufe laufen nur in Ihrem Browser. Es wird nichts gesendet, nichts gespeichert, nichts gebucht.

Anfragen kommen per Telefon, E-Mail und Zuruf – und niemand weiss, was schon beantwortet ist und was liegen bleibt.

Ablauf

  1. Anfrage kommt strukturiert herein – Formular, E-Mail oder Notiz
  2. Pflichtangaben werden geprüft, Fehlendes automatisch nachgefragt
  3. Anliegen wird kategorisiert und der richtigen Person zugewiesen
  4. Antwortvorschlag wird freigegeben
  5. Bestätigung geht raus, Nachfassen ist geplant

Mini-Durchlauf

Nutzen

Keine Anfrage geht unter, jede bekommt schnell eine erste Antwort – auch wenn gerade niemand Zeit hat.

Nötige Daten

  • Kontakt und Anliegen
  • Ihre Zuständigkeiten

Integrationen

  • E-Mail
  • Kalender
  • bestehende Ablage

Erweiterungen

  • WhatsApp-Eingang
  • Offerten-Strecke direkt anschliessen

Grenzen & Risiken

  • Telefonanrufe muss weiterhin jemand notieren
  • Kategorien müssen am Anfang sauber definiert werden
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: die Freigabe der Antwort bleibt bei Ihnen.

Offerten entstehen in Word, dauern Tage und niemand weiss, ob der Kunde sie überhaupt geöffnet hat.

Ablauf

  1. Leistungen werden gewählt – Abhängigkeiten prüft das System
  2. Preise und Bedingungen werden zusammengesetzt
  3. Interne Freigabe der Offerte
  4. PDF entsteht und wird versendet
  5. Reaktion wird erfasst, Nachfassaufgabe entsteht automatisch

Mini-Durchlauf

Nutzen

Offerten in Stunden statt Tagen – und das Nachfassen passiert, statt vergessen zu gehen.

Nötige Daten

  • Ihre Leistungen und Preislogik
  • Ihre Offerten-Vorlage

Integrationen

  • E-Mail
  • Buchhaltung (bei Zusage)

Erweiterungen

  • Zusage startet automatisch das Onboarding

Grenzen & Risiken

  • Sonderfälle brauchen weiterhin Handarbeit
  • Preislogik muss einmal sauber erfasst werden
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: keine Offerte verlässt das Haus ohne Freigabe.

Terminvereinbarung heisst heute: dreimal hin- und hertelefonieren – und trotzdem erscheint jemand nicht.

Ablauf

  1. Vorfragen klären die passende Terminart
  2. Nur wirklich freie Zeiten werden angeboten
  3. Termin wird reserviert, Vorbereitung erzeugt
  4. Erinnerungen gehen automatisch raus
  5. Nach dem Termin wird der nächste Schritt ausgelöst

Mini-Durchlauf

Nutzen

Weniger Telefonrunden, weniger vergessene Termine – und jeder Termin beginnt vorbereitet.

Nötige Daten

  • Ihre Terminarten und Dauern
  • Ihr Kalender

Integrationen

  • Kalender
  • E-Mail / SMS

Erweiterungen

  • Anzahlung bei No-Show-Risiko
  • Video-Termine

Grenzen & Risiken

  • Der Kalender muss gepflegt sein – sonst stimmen die Zeiten nicht
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: welche Zeiten überhaupt angeboten werden.

Unterlagen kommen als E-Mail-Anhänge, in drei Versionen, und die wichtigste fehlt – kurz vor der Frist.

Ablauf

  1. Kunde lädt Unterlagen in ein Portal – nicht ins Postfach
  2. Dokumenttyp wird erkannt, Angaben werden ausgelesen
  3. Unsicherheiten werden markiert
  4. Kritische Angaben werden bestätigt
  5. Fehlendes wird automatisch angemahnt, alles ist archiviert

Mini-Durchlauf

Nutzen

Schluss mit der Unterlagen-Jagd: Das Portal sammelt, prüft, mahnt und dokumentiert.

Nötige Daten

  • Ihre Unterlagen-Checklisten
  • Fristen pro Auftragsart

Integrationen

  • Ablage / DMS
  • E-Mail

Erweiterungen

  • Automatische Berichte aus den Daten

Grenzen & Risiken

  • Erkennung ist nie 100% – kritische Angaben prüft immer ein Mensch
  • Sensible Daten brauchen klare Zugriffsregeln
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: jede kritische Angabe wird bestätigt, nicht geraten.

«Hast du das gesehen?» per Zuruf – und am Ende weiss niemand, wer wann was freigegeben hat.

Ablauf

  1. Entwurf entsteht – Offerte, Plan oder Dokument
  2. Die zuständige Person wird benachrichtigt
  3. Kommentieren, ändern oder freigeben
  4. Freigabe wird mit Zeitpunkt dokumentiert
  5. Erst danach wird versendet oder veröffentlicht

Mini-Durchlauf

Nutzen

Klare Verantwortung statt Zuruf: Jede Freigabe ist dokumentiert und nichts geht ungeprüft raus.

Nötige Daten

  • Wer darf was freigeben

Integrationen

  • E-Mail
  • Team-Chat

Erweiterungen

  • Mehrstufige Freigaben für grosse Beträge

Grenzen & Risiken

  • Funktioniert nur, wenn die Rollen einmal klar definiert werden
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: die Freigabe selbst – genau darum geht es.

Eine Reklamation landet im falschen Postfach, wird zu spät beantwortet – und aus einem kleinen Problem wird ein verlorener Kunde.

Ablauf

  1. Kunde beschreibt das Problem, lädt Fotos hoch
  2. Dringlichkeit wird erkannt, Fall erhält Referenznummer
  3. Zuständige Abteilung wird bestimmt, Kunde erhält Bestätigung
  4. Lösung wird entschieden und dokumentiert
  5. Abschluss mit Zufriedenheits-Nachfrage

Mini-Durchlauf

Nutzen

Aus Reklamationen werden gelöste Fälle statt verlorene Kunden – weil nichts liegen bleibt.

Nötige Daten

  • Ihre Zuständigkeiten
  • Dringlichkeits-Regeln

Integrationen

  • E-Mail
  • Auftragsdaten

Erweiterungen

  • Auswertung: häufigste Ursachen sichtbar machen

Grenzen & Risiken

  • Die Lösung selbst bleibt Handarbeit – das System sorgt für Tempo und Überblick
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: wie dem Kunden geholfen wird.

«Wie weit sind wir?» kann heute niemand beantworten, ohne drei Leute zu fragen und zwei Listen zu öffnen.

Ablauf

  1. Alle Vorgänge melden ihren Status an einen Ort
  2. Offene Fälle, Fristen und Engpässe werden sichtbar
  3. Warnschwellen melden sich, bevor es brennt
  4. Prioritäten setzt weiterhin der Betrieb
  5. Wochenübersicht entsteht automatisch

Mini-Durchlauf

Nutzen

Eine Antwort auf «Wie weit sind wir?» – jederzeit, ohne Nachfragen, ohne Listen-Archäologie.

Nötige Daten

  • Status aus den laufenden Systemen
  • Ihre Warnschwellen

Integrationen

  • Anfragen, Offerten, Termine, Fälle

Erweiterungen

  • Kundensicht: «Wo steht mein Auftrag?»

Grenzen & Risiken

  • Lebt von gepflegten Vorgängen – darum gehören die anderen Systeme zuerst
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: was wichtig ist, entscheidet der Betrieb.

Zufriedene Kunden bewerten nie, unzufriedene sofort – weil niemand systematisch nachfragt.

Ablauf

  1. Auftrag wird abgeschlossen
  2. Kunde erhält eine kurze Feedback-Frage
  3. Zufrieden? Dann folgt die Bitte um eine Bewertung
  4. Kritik landet zuerst intern – und wird behandelt
  5. Abschluss wird dokumentiert

Mini-Durchlauf

Nutzen

Mehr echte Bewertungen von zufriedenen Kunden – und Kritik wird zuerst gelöst statt veröffentlicht.

Nötige Daten

  • Abschluss-Signal aus dem Auftrag
  • Ihr Google-Profil

Integrationen

  • E-Mail / SMS
  • Google Business

Erweiterungen

  • Auswertung wiederkehrender Kritikpunkte

Grenzen & Risiken

  • Bewertungen dürfen nie gekauft oder gefiltert erzwungen werden – nur ehrlich nachgefragt
Für meinen Betrieb anfragen → Menschliche Entscheidung: auf Kritik antwortet ein Mensch.